Izjava o varstvu osebnih podatkov
Vaša zasebnost nam je izjemno pomembna. Želimo, da se pri nas počutite varno, zato skrbno pazimo na upoštevanje zahtev iz vsakokrat veljavnega zakona o varstvu osebnih podatkov in zakona o elektronskih komunikacijah ter še posebej na upoštevanje določb iz Splošne uredbe EU o varstvu podatkov, ki se uporablja od 25. maja 2018 dalje. V nadaljevanju te Izjave o varstvu podatkov (v nadaljevanju: »Izjava«) vas želimo obvestiti o tem, za katere namene in na kateri pravni podlagi bodo vaši osebni podatki pridobljeni in se bodo uporabljali in kako lahko nadzirate te postopke in uveljavljate svoje pravice. To izjavo o varstvu podatkov lahko kadarkoli izberete in natisnete prek zastavice »Varstvo podatkov« na vznožju vsake strani naše internetne strani.
Naši računalniški sistemi so s tehničnimi in organizacijskimi ukrepi zaščiteni proti nenamernem ali nezakonitem dostopu, spreminjanju, razkritju ali razširjanju vaših podatkov s strani nepooblaščenih oseb ter pred nenamerno ali nezakonito izgubo in uničenjem osebnih podatkov.
Ime in kontaktni podatki upravljavca osebnih podatkov
Upravljavec vaših podatkov je:
REAL security d.o.o.
Žolgarjeva ulica 17
Telefonska številka: +386(0)2 234 74 74
E-naslov: info@real-sec.com (v nadaljevanju: »REAL SECURITY« ali »mi«).
Kontaktni podatki koordinatorja za varstvo podatkov
Kot stranka imate pravico do prejemanja informacij o ravnanju z vašimi osebnimi podatki in vložitve svojih zahtevkov do uveljavitve vaših pravic. Za razjasnitev vaših vprašanj ali za posredovanje vaše zadeve se prosimo obrnite na naše koordinatorje za varstvo podatkov družbe REAL SECURITY na e-naslov:
info@real-sec.com ali telefonsko številko: 02 234 7474.
Pri tem prosimo točno navedite svojo zahtevo in svoj kontaktni (elektronski) naslov, na katerega želite prejeti zahtevane informacije. Za vse teme in vsebine, ki bodo pri tem obravnavane, vam zagotavljamo strogo zaupnost.
Osebni podatki
Osebni podatek je katerakoli informacija, ki vas identificira kot določenega ali določljivega posameznika. Posameznik je določljiv takrat, ko ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika.
Zagotavljamo vam, da vaše osebne podatke shranjujemo in obdelujemo v osrednjem programu za upravljanje informacij REAL SECURITY strank slovenskih družb REAL SECURITY izključno le za v tej Izjavi navedene namene. Podatki se obdelujejo skladno s Splošno uredbo EU o varstvu podatkov, uvodoma naštetimi zakoni ter drugo veljavno zakonodajo.
Glede na vrsto vaše interakcije z nami, lahko REAL SECURITY zbira in obdeluje naslednje vaše osebne podatke:
· podatke o posameznikovi uporabi naše spletne strani (IP naslov, datum in ura
obiska spletne strani, podatki o obiskanih straneh, nastavitve na spletni strani, podatki
o lokaciji oziroma vstopni točki dostopa do interneta);
· osnovne podatke o posamezniku (priimek in ime, naslov, datum in kraj rojstva, EMŠO, davčna številka, številka osebnega dokumenta);
· kontaktne podatke in podatke o vaši komunikaciji z nami (e-naslov, telefonska številka, številka faksa, datum, ura in vsebina poštne ali elektronske komunikacije);
· podatke, potrebne za izvajanje naših storitev in sklepanje pogodb, kot so podatki o nakupih blaga/storitev in izdanih računih (osnovni in kontaktni podatki posameznika, interna številka kupca, datum in kraj nakupa, kupljeni izdelki ali naročene storitve, skupni znesek, način plačila, bančni podatki, naslov za dostavo, številka in datum izdaje računa, ipd.) ter podatke o reševanju reklamacijskihzahtevkov;
· podatke iz prostovoljno izpolnjenih obrazcev s strani uporabnika (npr. v okviru nagradnih iger, v primeru prijave na dogodke);
· druge podatke, ki nam jih posamezniki prostovoljno podajo ob zahtevi za nakup določenega izdelka ali za opravo določene storitve;
· podatke za lastne namene oglaševanja (npr. ime in priimek, e-naslov, naslov, podjetje, naslov podjetja, telefonska številka).
Te vaše podatke shranjujemo in obdelujemo v osrednjem programu za upravljanje informacij REAL SECURITY strank. Naši računalniški sistemi so s tehničnimi in organizacijskimi ukrepi zaščiteni proti nenamernem ali nezakonitem dostopu, spreminjanju, razkritju ali razširjanju vaših osebnih podatkov s strani nepooblaščenih oseb ter pred nenamerno ali nezakonito izgubo in uničenjem osebnih podatkov.
Če ste naša registrirana stranka, ste zavedeni v našem sistemu poslovanja Salesforce in Pantheon. V takem primeru so vaši podatki shranjeni v centralnem registru podatkov REAL SECURITY strank, pri čemer lahko do vaših podatkov dostopajo zaposleni v vseh prodajnih centrih REAL SECURITY in poprodajnih službah REAL SECURITY v Sloveniji. Glede na vsebino same pogodbe in naročene storitve, so lahko tudi drugi vaši podatki dostopni ali uporabljeni v vseh naših prodajnih centrih REAL SECURITY in v oddelku za podporo strankam. Obdelovanje podatkov v osrednjem blagajniškem sistemu poslovanja ter v drugih prodajnih centrih in oddelkih temelji na varovanju zakonitih interesov REAL SECURITY in olajša upoštevanje zahtev za varstvo podatkov, za pravilnost podatkov in prenosljivosti podatkov.
Vaše interese ter pravice in svoboščine smo pri tem upoštevali v zadostni meri, saj s posredovanjem navedenih podatkov omogočamo naslednje storitve poprodajnih služb po vsej Sloveniji:
· reševanje reklamacij v vseh prodajnih centrih REAL SECURITY,
· menjavo blaga v okviru pogodbenih pravic do menjave v vseh naših prodajnih centrih,
· rezervacijo in dvig blaga iz drugih trgovskih centrov v vseh prodajnih centrih,
· unovčenje darilnih bonov v vseh prodajnih centrih,
· unovčenje dobropisov zaradi vračila v vseh prodajnih centrih,
· plačilo po ponudbi ter izdaja računa na podjetje v vseh prodajnih centrih,
· naša poprodajna služba vam je kot kontaktna oseba na razpolago za vsa vprašanja v zvezi z reklamacijami in servisom ter za informacije in svetovanje.
Namen in pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov
REAL SECURITY obdeluje vaše osebne podatke na podlagi privolitve, zakona ali zakonitega interesa ter za sklepanje in izvajanje pogodb. Vaše osebne podatke obdelujemo predvsem pri spodaj naštetih poslovnih procesih. Glede na naravo trgovinskega poslovanja pa se lahko pojavijo tudi dodatni poslovni procesi, kjer REAL SECURITY obdeluje vaše podatke na eni izmed navedenih pravnih podlag.
Obdelava osebnih podatkov obiskovalcev spletne strani
Ob vsakem obisku naše spletne strani se na spletnem strežniku avtomatsko shranjuje dnevniška datoteka spletnega strežnika (npr. IP številka – številka, ki identificira posamezen računalnik oz. drugo napravo na spletu, verzija brskalnika, čas obiska, podatki o lokaciji oziroma vstopni točki dostopa do interneta in podobno). Te podatke obdelujemo za namen analize, ki nam omogoča izboljšanje vsebin in uporabniške izkušnje na naši spletni strani ter vodenja statistike obiskov na naši spletni strani. IP naslov se uporabi izključno, če je to potrebno za varovanje zakonitih interesov upravljavca podatkov ali tretje osebe, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki in ki zahteva varstvo osebnih podatkov (npr. za sledenje zakonitim pravicam in za odkrivanje kaznivih dejanj).
Navedene osebne podatke zbiramo s pomočjo piškotkov, pri čemer vas bomo pred namestitvijo bolj invazivnih piškotkov vprašali za vašo privolitev, medtem ko lahko določene druge podatke zbiramo že na podlagi naših zakonitih interesov. Več o politiki nameščanja piškotkov si lahko preberete v nadaljevanju te
Izjave. REAL SECURITY tako zbrane podatke obdeluje posebej in jih ne povezuje z drugimi osebnimi podatki uporabnikov spletne strani. Obiskovalca zgolj z uporabo teh podatkov v tem trenutku in glede na stanje tehnologije ni mogoče enolično identificirati.
Kontaktne podatke (e-mail ali naslov podjetja) lahko obdelujemo tudi za namene neposrednega trženja, ki je neposredno vezano na naše storitve in izdelke (pošiljanje oglasnih sporočil o naših storitvah in izdelkih, obveščamo vas o novostih, morebitnih promocijskih akcijah, popustih in nagradnih igrah). Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov za namene neposrednega trženja predstavljajo naši zakoniti interesi.
Obdelavi osebnih podatkov za namene neposrednega trženja lahko kadarkoli ugovarjate brez navedbe razlogov in vaših podatkov ne bomo več obdelovali v te namene. Od tovrstnega komuniciranja se lahko kadarkoli brezplačno odjavite na način, da nam pošljete elektronsko sporočilo na e-naslov: info@real-sec.com.
Če izberete odlog plačila, izvedemo tudi bonitetni pregled podjetja z uporabo spletne aplikacije bonitete.si z namenom odobritve ali zavrnitve izbranega odloženega plačila. V tem primeru ne prihaja do obdelave osebnih podatkov posameznikov.
Obdelava osebnih podatkov pri povpraševanju in naročilu blaga/storitev
Ko na naše kontaktne naslove (naslov, e-mail ali telefonsko številko) ali v poslovalnici oddate povpraševanje po določenem blagu/storitvi ali naročite določeno blago/storitev, vaše osebne podatke kot so npr. ime in priimek ter kontaktne podatke obdelujemo izključno za namene kontaktiranja, da vas obvestimo, da je blago, po katerem povprašujete oziroma ga naročate, prispelo v poslovalnico REAL SECURITY oziroma, da imamo blago na zalogi. Ko vas obvestimo o prispetem blagu oziroma, da imamo blago na zalogi in se odločite za nakup, vaše osebne podatke navedemo na nalogu za rezervacijo.
Obdelava osebnih podatkov pri prodaji blaga ter pri izvajanju storitev za stranke
Vaše podatke obdelujemo zlasti v primeru, če pri nas naročite izdelavo ponudbe ali z nami sklenete pogodbo (npr. prodajno pogodbo, najemno pogodbo, podjemno pogodbo, gradbeno pogodbo, še posebej pogodbo za izdelavo ali obnovo kopalnice ali pogodbo za nakup blaga z montažo ali kakšno drugo pogodbo). Glede na vrsto vašega naročila oziroma naše storitve, lahko od vas zahtevamo zlasti predložitev osebnih podatkov kot je ime in priimek, vključno s številko osebnega dokumenta ter EMŠO, kontaktnih podatkov in drugih podatkov, ki so potrebni za opravo naročene storitve (npr. podatki za dostavo blago, podatki za namen izdaje računa). Te podatke obdelujemo izključno za namene izpolnjevanja pogodbenih obveznosti, uveljavljanja pravic iz pogodbenega razmerja ali za namene pogajanj za sklenitev pogodbe.
Vaše kontaktne podatke uporabljamo zgolj in samo za komunikacijo v zvezi z izvajanjem ponudbe ali pogodbe, ne pa tudi za namene neposrednega trženja ali kakršnekoli druge namene.
Z izpolnitvijo obrazca za izvedbo storitve vaše osebne podatke, ki jih navedete na obrazcu, obdelujemo izključno za namene obveščanja oziroma komunikacije z vami v zvezi z izvajanjem naročene storitve. Osebni podatki se lahko po potrebi posredujejo tudi pooblaščenim izvajalcem storitve z namenom, da vas kontaktirajo za dodatna pojasnila glede naročene storitve oziroma za namen oprave storitve.
Osebne podatke, ki nam jih posredujete za namen dostave blaga, obdelujemo izključno za namen dostave blaga na vaš naslov. Osebni podatki kot so ime in priimek, naslov in telefonska številka se lahko posredujejo prevozniku, ki izvede prevoz blaga.
Osebne podatke, ki nam jih posredujete za namen vračila denarja iz naslova razdrtja pogodbe obdelujemo izključno za namen vračila denarja na vaš transakcijski račun.
Nadalje vaše osebne podatke, ki nam jih posredujete za namen povpraševanja v zvezi z stanjem dobropisov in darilnih bonov, obdelujemo izključno za namen komunikacije v zvezi z dobropisi in darilnimi boni.
Obdelava osebnih podatkov za reševanje reklamacijskih in/ali garancijskih zahtevkov
Z izpolnitvijo reklamacijskega zahtevka obdelujemo določene vaše osebne podatke (npr. ime in priimek, kontaktne podatke, bančne podatke) izključno za namene obveščanja oziroma komunikacije v zvezi z reševanjem reklamacije oziroma nalogom za popravilo oziroma servis blaga.
Osebne podatke, ki nam jih posredujete pri naročilu servisa/popravila obdelujemo izključno za namene izvedbe naloga za naročilo popravila ter za komunikacijo glede popravila stroja oziroma naprave. Vaše osebne podatke, kot so ime in priimek, telefonska številka in naslov lahko po potrebi posredujemo tudi pooblaščenim distributerjem/proizvajalcem, ki izvajajo popravila ali servis stroja oziroma naprave za namen, da vas kontaktirajo za dodatna pojasnila glede vzrokov za nedelovanje stroja oziroma naprave.
Obdelava osebnih podatkov na podlagi prijave na naše dogodke, nagradne igre in promocijske akcije
Osebne podatke, ki nam jih posredujete na prijavnicah, ki so objavljene na naši spletni strani, obdelujemo izključno za namene organizacije in izvedbe konkretnega dogodka. Zbrani podatki se po izvedbi dogodka izbrišejo, razen v primeru, ko podate vašo izrecno privolitev, da vam na kontaktne podatke, navedene na prijavnici, pošiljamo oglasna sporočila o izdelkih in storitvah iz naše ponudbe.
Tako dano privolitev lahko kadarkoli brezplačno prekličete, tako da nam pošljete pisno sporočilo o preklicu privolitve na e-naslov: info@real-sec.com.
Uporabniki osebnih podatkov
REAL SECURITY se zavezuje, da vaših osebnih podatkov ne bo posredoval tretjim nepooblaščenim osebam brez vaše privolitve. Prav tako se REAL SECURITY zavezuje, da vaših podatkov ne posreduje izven Evropske unije (EU) ali Evropskega gospodarskega prostora (EGP).
V okviru zakonskih pristojnosti se vaši osebni podatki razkrivajo naslednjim podjetjem znotraj EU/EGP:
· drugim družbam REAL SECURITY v Sloveniji;
· ponudnikom poštnih storitev, dostavnih storitev, špediterjem, ponudnikom storitev uničenja
dokumentov in nosilcev podatkov;
· ponudnikom storitev informacijske tehnologije v okviru servisiranja in vzdrževanja programske
opreme;
· ponudnikom bančnih storitev in storitev izterjave plačil;
· dobaviteljem blaga in izvajalcem storitev (npr. distributerji, proizvajalci, partnerji);
· računovodskemu servisu, odvetniškim pisarnam in drugim ponudnikom pravnega in poslovnega
svetovanja.
Obdobje hrambe osebnih podatkov
Vaše podatke shranjujemo tako dolgo, kot to zahteva vsakokratni namen za katerega so posamezni podatki zbrani in obdelani. Tiste podatke, ki obdelujemo na podlagi zakona, hranimo za obdobje, ki ga predpisuje zakon. Podatke, ki jih obdelujemo zaradi izvedbe pogodbenega odnosa z vami, hranimo za obdobje, ki je potrebno za izvršitev pogodbe in še ves čas, ko traja zakonski zastaralni rok za zahtevke iz tako sklenjene pogodbe, razen v primeru spora v zvezi s pogodbenim razmerjem.
Primeroma navajamo nekatere roke hrambe vaših podatkov, ki jih obdelujemo na podlagi pogodbe:
· Rezervacije in informativne ponudbe: 12 mesecev (povratna informacija stranke),
· Odškodninski zahtevki: 12 mesecev (pregled odškodninskih zahtevkov) oziroma ves čas,
ko tečejo zastaralni roki za uveljavitev zahtevkov,
· Pogodbena dokumentacija (računi, dobropisi, potrjene ponudbe in naročila, dobavnice, naročila popravil: do 11 let,
· Najemne in gradbene pogodbe: do 11 let.
Če za določene podatke, ki se obdelujejo za realizacijo kupoprodajnih pogodb, obstaja davčno-pravni rok shranjevanja (npr. podatki knjigovodskih listin), znaša rok hrambe tudi do 10 let po poteku leta, na katero se nanašajo računi. V tem času je obdelava podatkov omejena. Osebne podatke, ki jih obdelujemo na podlagi vaše privolitve ali zakonitega interesa, npr. v primeru pošiljanje oglasnih sporočil, hranimo trajno do preklica te privolitve z vaše strani oziroma do zahteve po prekinitvi obdelave, pri čemer se zavezujemo, da bomo obstoj namena obdelave osebnih podatkov preverjali na redne časovne intervale. Podatke bomo pred preklicem izbrisali le, če je že dosežen namen obdelave osebnih podatkov (npr. če bi prenehali pošiljati oglasna sporočila) ali če tako določa zakon. Osebni podatki, ki jih zbiramo s pomočjo videonadzornega sistema, se hranijo do 3 mesece, nato pa se nepovratno in trajno izbrišejo. V primeru incidenta se posnetki lahko hranijo ves čas trajanja zastaralnih rokov. Osebni podatki se lahko shranjujejo za daljše časovno obdobje, če je to potrebno za izpolnjevanje pravnih obveznosti, za namene arhiviranja v javnem interesu, znanstveno ali zgodovinsko raziskovalne namene ali statistične namene. Pri tem se izvajajo ustrezni tehnični in organizacijski ukrepi, da se zaščiti pravice in svoboščine posameznika. Po preteku obdobja hrambe bomo vaše osebne podatke učinkovito in trajno izbrisali ali anonimizirali, tako da vaša identifikacija ne bo več mogoča.
Pravice posameznika
Družba REAL SECURITY v obsežni meri zagotavljajo uresničevanje vaših pravic, ki vam pripadajo v zvezi s transparentno obdelavo vaših osebnih podatkov.
Pravica do dostopa do osebnih podatkov
Imate pravico od REAL SECURITY dobiti potrditev, ali obdelujemo vaše osebne podatke. Ko pridobite potrditev o obdelavi, imate nadalje pravico do dostopa do osebnih podatkov, tako da vam je omogočen vpogled v zbrane osebne podatke in njihovo prepisovanje, vključno s posredovanjem informacije o namenu obdelave, vrsti osebnih podatkov, uporabnikih, ki so jim bili razkriti osebni podatki, predvidenem obdobju hrambe podatkov, o obstoju morebitnega iznosa podatkov v tretjo državo ali mednarodno organizacijo idr.
Pravica do popravka in pravico do izbrisa (t.i. pozabe) osebnih podatkov
Če so vaši osebni podatki nepopolni ali neustrezni, imate pravico zahtevati, da se neustrezni podatki popravijo ali nepopolni podatki dopolnijo. V takem primeru lahko od vas po potrebi zahtevamo izpolnitev dopolnilne izjave.
Vaši osebni podatki se brez nepotrebnega odlašanja izbrišejo, ko:
– niso več potrebni za namene, za katere so bili izbrani,
– prekličete privolitev,
– ugovarjate obdelavi in za nadaljnjo obdelavo ne obstaja noben prevladujoč zakoniti razlog,
– so bili osebni podatki obdelani nezakonito,
– je osebne podatke treba izbrisati za izpolnitev pravne obveznosti v skladu z relevantno zakonodajo.
Pravica do preklica privolitve
Svojo privolitev v obdelavo osebnih podatkov lahko kadarkoli brezplačno prekličete z učinkom za prihodnost. Pri tem prosimo upoštevajte, da bo s tem pred vnovičnim nakupom morebiti potrebna ponovna navedba vaših podatkov. Pravica do preklica privolitve velja samo za obdelavo tistih osebnih podatkov, ki se obdelujejo na podlagi vaše privolitve, ne pa tudi za obdelavo podatkov, ki se obdelujejo na podlagi drugih zakonitih podlag.
Pravica do omejitve obdelave
V naslednjih primerih lahko omejite obdelavo vaših osebnih podatkov:
– ko oporekate točnost podatkov, in sicer za obdobje, ki omogoča preverbo točnosti osebnih podatkov,
– ko je obdelava nezakonita in namesto izbrisa podatkov zahtevate omejitev uporabe podatkov,
– ko REAL SECURITY podatkov za potrebe obdelave ne potrebuje več, jih pa potrebujete vi za uveljavljanje,
izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov,
– ko vložite ugovor zoper obdelavo svojih podatkov na osnovi zakonitih interesov upravljavca, dokler se
ne preveri zakonitosti njihove obdelave.
Pravica do ugovora
Imate pravico, da iz razlogov, ki izhajajo iz vaše posebne situacije, kadarkoli ugovarjate obdelavi vaših osebnih podatkov, ki temelji na naših zakonitih interesih ali zakonitih interesih tretje osebe. Če vložite ugovor, vaših osebnih podatkov ne obdelujemo več, razen v primeru, da za obdelavo lahko dokažemo nujne legitimne razloge, ki prevladajo nad vašimi interesi, pravicami in svoboščinami, ali pa obdelava služi uveljavljanju, izvajanju ali obrambi pravnih zahtevkov.
Če se vaši osebni podatki obdelujejo za namene neposrednega trženja na podlagi naših zakonitih interesov, imate pravico, da kadarkoli ugovarjate taki obdelavi osebnih podatkov. V primeru ugovora, se osebni podatki ne obdelujejo več za namene neposrednega trženja.
Pravica do prenosljivosti podatkov
Na vašo zahtevo vam bomo posredovali vse osebne podatke, ki se nanašajo na vas, v splošno uporabljeni in strojno berljivi obliki. Ko zahtevate posnetke videonadzora, imate pravico zahtevati le del videoposnetka, ki se nanaša na vas. Zato morate v zahtevku ustrezno navesti podatke, na podlagi katerih vas je možno brez povzročanja velikih stroškov in nesorazmerno velikega napora identificirati oziroma je mogoče identificirati tisti del posnetka, ki se nanaša na vas. Vsaj okvirno morate navesti, katerim kameram ste bili izpostavljeni, kdaj ter podati okvirni opis svoje podobe, oblačil oziroma predložiti ustrezno referenčno fotografijo.
Pravica do pritožbe pri Informacijskem pooblaščencu RS
Če menite, da obdelava vaših osebnih podatkov krši zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov, imate pravico, da vložite pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu RS, Zaloška cesta 59, 1000 Ljubljana, Slovenija, telefon: +386(0)1 230 97 30, e-naslov: gp.ip@ip-rs.si.